Приложение к Постановлению от 26.09.2012 г № 744 Положение
Положение о муниципальном архиве администрации муниципального образования одоевский район
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Администрация муниципального образования Одоевский район в целях эффективной организации архивного дела в муниципальном образовании реализует полномочия по:
- организации и содержанию муниципального архива;
- обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в ее деятельности, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;
- решению вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, за исключением вопросов, отнесенных к ведению Российской Федерации, совместному ведению Российской Федерации и Тульской области.
1.2.Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела администрация муниципального образования Одоевский район образует в своем составе муниципальный архив, который является самостоятельным структурным подразделением администрации без статуса юридического лица, имеет свою печать для заверения архивных справок, копий и выписок из архивных документов и угловой штамп.
1.3.Муниципальный архив в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Тульской области от 11.01.2006 N 675-ЗТО "Об Архивном деле в Тульской области", Уставом муниципального образования Одоевский район, решениями Собрания представителей муниципального образования Одоевский район, постановлениями и распоряжениями главы муниципального образования Одоевский район, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства Министерства культуры РФ и отдела архивного дела министерства образования и культуры Тульской области, настоящим Положением.
1.4.Положение о муниципальном архиве утверждается администрацией муниципального образования Одоевский район.
1.5.Муниципальный архив содержится за счет средств бюджета муниципального образования.
Дополнительными источниками финансирования могут быть:
- целевые средства из областного бюджета (при реализации программ развития архивного дела, включая мероприятия в муниципальном образовании; реализации отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела администрации, в том числе полномочий на хранение архивных фондов и архивных документов организаций, отнесенных к государственной собственности и расположенных на территории муниципального образования);
- спонсорские и иные средства, полученные законным путем.
1.6.Штатная численность и номенклатура должностей муниципального архива устанавливается главой администрации муниципального образования.
1.7.Администрация обеспечивает муниципальный архив помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, их содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, противопожарную безопасность, транспортное обслуживание; создание необходимых условий труда работникам архива и условий пользователям для работы с архивными документами. В случае передачи помещения, в котором размещен муниципальный архив, другим организациям администрация предварительно предоставляет архиву равноценное или более подходящее по нормативным требованиям хранения и безопасности архивных документов, условиям труда работников помещение.
2.СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ
2.1.Муниципальный архив обеспечивает хранение:
2.1.1.Архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Тульской области, в том числе образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности муниципальных организаций, учреждений и предприятий, а также находящихся в совместном ведении муниципального образования и Тульской области.
2.1.2.Архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе документов личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Тульской области.
2.1.3.Документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных муниципальных учреждений, организаций и предприятий, не имеющих правопреемника.
2.1.4.Учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.
2.2.Документы негосударственной части Архивного фонда поступают в отдел муниципального архива на основе договоров, заключенных собственниками документов и муниципальным архивом, действующим от имени администрации муниципального образования.
3.ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ
3.1.Основными задачами муниципального архива являются:
3.1.1.Обеспечение сохранности и ведение учета архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению.
3.1.2.Комплектование архива документами, имеющими историческое, научное, экономическое, социальное, культурное, политическое значение для муниципального образования.
3.1.3.Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, использование документов для исполнения запросов граждан, учреждений, организаций и предприятий социально-правового характера, связанных с обеспечением законных прав и интересов граждан.
3.1.4.Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, других муниципальных учреждений района; содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.
3.1.5.Контроль за соблюдением организациями, учреждениями, расположенными на территории муниципального образования, независимо от форм собственности, законодательства Российской Федерации и Тульской области, постановлений, распоряжений главы администрации в области архивного дела.
3.2.В соответствии с основными задачами муниципальный архив выполняет следующие функции:
3.2.1.Осуществляет хранение и государственный учет документов и предоставляет в отдел архивного дела министерства образования и культуры Тульской области по установленным формам сведения о хранящихся в отделе фондах, принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечения их физической сохранности.
3.2.2.Разрабатывает и по согласованию с отделом архивного дела министерства образования и культуры Тульской области представляет на утверждение администрации муниципального образования списки учреждений и организаций, документы которых подлежат передаче в муниципальный архив, ведет систематическую работу по уточнению этих списков, организует отбор и осуществляет прием документов на хранение.
3.2.3.Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в отделе.
3.2.4.Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к архивным документам с целью оперативного использования содержащихся в них информации.
3.2.5.Информирует органы местного самоуправления, иные учреждения и организации о составе и содержании документов архива по актуальной тематике, исполняет их запросы на документальную информацию.
3.2.6.Использует документы в социально-экономических и культурно-просветительских целях на выставках, в периодической печати; в установленном порядке представляет документы архива органам местного самоуправления, учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования; исполняет социально-правовые запросы граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов.
3.2.7.Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацией документооборота учреждений - источников комплектования, а также на основании соглашения (договора) между муниципальным архивом и организациями, учреждениями, предприятиями, находящимися на территории муниципального образования, ведет в установленном порядке государственный учет документов архивного фонда, хранящихся в учреждениях - источниках комплектования и других государственных учреждениях, находящихся на территории района.
3.2.8.Информирует администрацию муниципального образования, отдел архивного дела министерства образования и культуры Тульской области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об Архивном фонде Тульской области и архивах.
3.2.9.Рассматривает и согласовывает номенклатуры дел учреждений - источников комплектования.
3.2.10.Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии отдела архивного дела министерства образования и культуры Тульской области поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения и по личному составу учреждений, организаций, документы которых подлежат приему на хранение.
3.2.11.Проводит семинары, консультации с лицами, ответственными за делопроизводство и архив, по вопросам организации документооборота и подготовки документов для передачи на постоянное хранение в отдел.
3.2.12.Проводит прием граждан, рассматривает заявления, предложения, жалобы по вопросам, относящимся к компетенции муниципального архива.
3.2.13.Внедряет в практику архива нормативно-методические документы по архивному делу и делопроизводству, автоматизированные технологии обработки и поиска документальной информации.
4.ПРАВА
Муниципальному архиву для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
4.1.Представлять администрацию муниципального образования по всем вопросам, входящим в компетенцию муниципального архива.
4.2.Получать от учреждений - источников комплектования независимо от их ведомственной подчиненности необходимые сведения о работе и состоянии документов и организации документов в делопроизводстве.
4.3.Проверять выполнение учреждениями независимо от их ведомственной подчиненности требований законодательства Российской Федерации, законодательных и иных актов Тульской области, постановлений, распоряжений главы администрации муниципального образования в области архивного дела.
4.4.Давать в пределах своей компетенции учреждениям, организациям и предприятиям обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
4.5.Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий учреждений, организаций, предприятий для участия в решении вопросов сохранности документов архивного фонда.
4.6.Ставить вопросы перед органами государственной власти местного самоуправления и правоохранительными органами о привлечении руководителей, других должностных лиц учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности к ответственности за нарушение законодательства об Архивном фонде Тульской области и архивах.
4.7.Вносить на рассмотрение администрации муниципального образования предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в архиве, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документооборота организаций, участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией МО вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.
5.ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ
5.1.Муниципальный архив возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности главой администрации муниципального образования.
5.2.Заведующий муниципальным архивом:
5.2.1.Организует деятельность муниципального архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач.
5.2.2.Отчитывается о работе архива и состоянии архивного дела в муниципальном образовании перед администрацией МО и в установленном порядке перед отделом архивного дела Министерства образования и культуры Тульской области.
5.3.При смене заведующего прием-передача дел и материалов производится с участием специально созданной комиссии, в состав которой входят представители администрации муниципального образования.
5.4.Деятельность муниципального архива организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного агентства Министерства культуры РФ, на основе целевых программ, планов работы, утвержденных администрацией с учетом рекомендаций отдела архивного дела министерства образования и культуры Тульской области.
5.5.Ликвидация или реорганизация муниципального архива осуществляется главой муниципального образования в установленном порядке. Архивный фонд и архивные документы, сосредоточенные в хранилищах ликвидированного или реорганизованного архива, передаются его правопреемникам, при отсутствии правопреемника архивные фонды и документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов Тульской области.