Приложение к Постановлению от 15.01.2009 г № 22 Административный регламент
Административный регламент по предоставлению услуги по организации исполнения запросов Российских граждан, связанных с их социальной защитой и предусматривающих их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Наименование услуги
1.Административный регламент по предоставлению услуги по организации исполнения запросов российских граждан, связанных с их социальной защитой и предусматривающих их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий (далее - Регламент), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) сектора по архивной работе администрации муниципального образования Узловский район.
Нормативно-правовое регулирование предоставления услуги
2.Предоставление услуги по организации исполнения запросов граждан в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации;
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
- Законом Тульской области от 11.01.2006 N 675-ЗТО "Об архивном деле в Тульской области";
- Постановлением Правительства РФ от 17.06.2004 N 290 "О Федеральном архивном агентстве";
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
- Приказом Росархива от 09.03.2005 N 17 "Об утверждении Регламента Федерального архивного агентства".
Орган по предоставлению услуги
3.Предоставление услуги по организации исполнения запросов российских граждан осуществляет сектор по архивной работе администрации муниципального образования Узловский район (далее - Сектор).
4.Прием граждан осуществляется начальником Сектора (в случае отсутствия начальника - лицом, исполняющим обязанности начальника Сектора) и специалистами Сектора.
II.Требования к порядку предоставления услуги
Порядок информирования об услуге
5.Услуга по организации исполнения запросов российских граждан предоставляется в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
6.Местонахождение Сектора и его почтовый адрес: 301600, г. Узловая Тульской области, ул. Беклемищева, д. 48 и д. 95.
7.Телефон/факс Сектора: (8-48-731) 6-39-27.
8.Информация по процедурам предоставления услуги может предоставляться:
- на вывеске у центрального входа с указанием режима работы и графика приема заявителей;
- на стендах, стационарных и переносных, в помещении для приема посетителей;
- по телефону;
- по письменным обращениям;
- по электронной почте;
- при личном обращении граждан.
9.По телефону сотрудники Сектора обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов.
10.По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения, по почте в адрес заявителя простым письмом.
11.По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения.
Основание для предоставления услуги
12.Основанием для предоставления услуги является письменный запрос (заявление) в адрес Сектора.
13.В запросе (заявлении) указываются: фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя, год рождения, данные паспорта, а также другие сведения, необходимые для исполнения запроса (заявления):
- о стаже работы - название, подчиненность и адрес организации, период работы, в качестве кого работали (должность), перемещения по работе; для женщин - все изменения фамилии;
- о заработной плате - название, подчиненность и адрес организации, период работы, в качестве кого работали (должность), перемещения по работе; для женщин - все изменения фамилии;
- об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет (отделение), даты поступления и окончания учебы;
- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса (заявления).
14.Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
Перечень оснований для приостановления
исполнения услуги
15.Отказ предоставить работникам Сектора документ, удостоверяющий личность;
отсутствие в запросе (заявлении) необходимого объема информации о заявителе:
- не указано место работы;
- не указан период работы;
- не указаны все изменения фамилии (для женщин).
16.Требование заявителя предоставить информацию о постороннем лице без предъявления документов, дающих такое право.
Условия и сроки предоставления услуги
17.Запросы (заявления), поступившие в Сектор, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях начальник Сектора (в случае отсутствия начальника по уважительной причине - лицо, исполняющее обязанности начальника Сектора) вправе продлить срок рассмотрения запросов (заявлений) российских граждан на 15 дней.
18.Запросы (заявления), не относящиеся к составу хранящихся в Секторе архивных документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в другие архивы или организации, где могут храниться необходимые документы.
19.Запросы (заявления), поступившие в Сектор, которые не могут быть исполнены без представления дополнительных сведений, в течение 7 дней с момента их регистрации возвращаются в организации, их направившие, или гражданам с сообщением об уточнении и дополнении запроса (заявления) необходимыми для его исполнения сведениями.
20.При поступлении в Сектор интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении.
Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
21.При исполнении повторного запроса (заявления) социально-правового характера или составления по просьбе заявителя справки, аналогичной ранее выданной, работники Сектора проверяют соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включают их в повторно выдаваемую архивную справку.
Другие положения, характеризующие
требования к предоставлению услуги
22.Запросы (заявления) по истребованию документов социально-правового характера, предусматривающие пенсионное обеспечение граждан, получение ими льгот и компенсаций, исполняются бесплатно.
23.Архивные справки, архивные выписки, архивные копии и ответы об отсутствии запрашиваемых сведений даются на государственном языке России - русском.
24.Запросы граждан исполняются Сектором в порядке очередности.
III.Требования к местам исполнения услуги
25.Услуга осуществляется в помещении, которое должно соответствовать всем нормам и правилам, обеспечивающим комфортные условия заявителей и работников Сектора, в том числе обеспечение возможности реализации прав инвалидов на исполнение услуги.
26.Архив должен размещаться в специально построенном или приспособленном для хранения архивных документов здании или отдельном помещении здания, удаленном от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи, склады, бытовые подвалы, сараи и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.).
Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.
Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования, и проектной документацией.
Состав, расположение, оборудование помещений архива должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними; соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также возможность исполнения услуги по исполнению запросов граждан.
К помещениям основного назначения относятся:
- архивохранилища;
- рабочие помещения работников архива;
- приема и акклиматизации документов;
- помещение для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;
- помещение для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов;
- помещение для копирования архивных документов (микро-, ксеро- и фотокопирование, фотореставрация и т.п.);
- помещение для хранения учетных документов и научно-справочного аппарата;
- комплекс читального зала и выставочный зал;
- помещение для приема и ожидания заявителей.
27.Исполнение Сектором услуги предусматривает обеспечение помещения для приема и ожидания заявителей специальным оборудованием для получения полного объема информации и заполнения необходимых документов (достаточное количество посадочных мест, освещение, столы с письменными принадлежностями, стенды для размещения информации).
28.Центральный вход Сектора должен быть оборудован вывеской с указанием наименования и режима работы, осветительным прибором.
IV.Административные процедуры
Описание последовательности действий
при предоставлении услуги
29.Организация предоставления услуги включает в себя следующие административные процедуры Сектора:
- регистрацию запросов (заявлений) и передачу их на исполнение;
- анализ тематики поступивших запросов (заявлений);
- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов (заявлений);
- направление запросов (заявлений) на исполнение в другие архивы и организации по принадлежности;
- подготовку ответа заявителю;
- отправку архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
Регистрация запросов (заявлений)
и передача их на исполнение
30.Поступившие в Сектор запросы (заявления) регистрируются в установленном порядке.
31.Регистрация запроса (заявления) является основанием для начала действий по предоставлению услуги.
Анализ тематики поступивших запросов
32.Работники Сектора осуществляют анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в Секторе научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяются:
- степень полноты информации, содержащейся в запросе (заявлении) и необходимой для его исполнения;
- место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запросов (заявлений);
- место нахождения, адрес архива или организации, куда следует направить запрос (заявление) по принадлежности на исполнение (для непрофильных запросов).
Направление запросов (заявлений) на исполнение
в архивы и организации по принадлежности
33.По итогам анализа тематики поступивших запросов (заявлений) в течение 5 дней со дня регистрации Сектор направляет запросы (заявления) или их копии со своим письмом по принадлежности:
- в федеральные органы государственной власти;
- в федеральные государственные архивы;
- в региональные архивы;
- в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела;
- в другие органы и организации, имеющие на хранении документы, необходимые для исполнения запросов (заявлений).
34.При необходимости Сектор может направлять запросы (заявления) на исполнение в соответствующие организации, имеющие на хранении документы, необходимые для исполнения запросов (заявлений).
35.В случае если запрос (заявление) требует исполнения несколькими организациями, Сектор направляет в соответствующие организации копии запроса (заявления).
Подготовка ответа заявителю
36.При получении запросов (заявлений) Сектор в установленном порядке осуществляет их регистрацию, передачу на исполнение, поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов (заявлений). По результатам готовит архивные справки, архивные выписки и архивные копии.
Архивная справка
37.Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе (заявлении), не является препятствием для включения их в архивную справку, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах.
В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не подлежащие прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых написана архивная справка.
После текста архивной справки приводятся архивные цифры и номера листов единиц хранения архивных документов; печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки.
В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью Сектора.
Архивные справки должны оформляться на бланке Сектора, где проставляются номер и дата составления. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.
Архивная справка подписывается начальником Сектора (в случае отсутствия начальника по уважительной причине - лицом, исполняющим обязанности начальника Сектора) и заверяется печатью Сектора.
Архивная выписка
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу (заявлению). Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не подлежащих прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе".
После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам (заявлениям) архивных выписок удостоверяется подписью начальника Сектора (в случае отсутствия начальника по уважительной причине - лицом, исполняющим обязанности начальника Сектора) и печатью Сектора.
Архивная копия
Архивная копия - точное воспроизведение текста архивного документа. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется подписью начальника Сектора (в случае отсутствия начальника по уважительной причине - лицом, исполняющим обязанности начальника Сектора) и печатью Сектора.
38.Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются по почте простыми письмами непосредственно в адрес заявителя.
39.Рассмотрение запроса (заявления) считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса (заявления) проинформирован о результатах рассмотрения.
40.При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса (заявления), составляется отрицательный ответ на бланке Сектора. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать требуемый документ или справку. При необходимости ответ заверяется печатью Сектора.
Выдача и отправка архивных справок, архивных выписок,
архивных копий
41.Архивные справки, архивные выписки, архивные копии и ответы об отсутствии запрашиваемых сведений при личном обращении граждан могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - при предъявлении нотариально заверенной доверенности; для близких родственников - при предъявлении свидетельства о смерти и документа, подтверждающего родство.
42.При личном обращении граждан получатель архивных документов расписывается на их копии, на обороте сопроводительного письма к ним или в книге регистрации запросов, указывая дату их получения.
43.Архивные справки, архивные выписки, архивные копии и ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, исполненные для российских граждан, высылаются Сектором по почте простыми письмами непосредственно в адрес заявителей.
44.Рассмотрение запроса (заявления) считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса (заявления) проинформирован о результатах рассмотрения.
Порядок и формы контроля
за совершением действий и принятием решений
45.Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений по рассмотрению запросов заявителей определены Регламентом Федерального архивного агентства.
46.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению услуги, и принятием решений осуществляется начальником Сектора (в случае отсутствия начальника по уважительной причине - лицом, исполняющим обязанности начальника Сектора).
47.Администрация муниципального образования Узловский район в лице заместителя главы администрации осуществляет контроль за предоставлением Сектором услуги.
Порядок обжалования действия (бездействия) и решений
в ходе предоставления услуги на основании
административного регламента
48.Заявитель может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления услуги на основании настоящего Регламента, устно или письменно.
49.Действия (бездействие) и решения могут быть обжалованы:
- начальнику Сектора (в случае отсутствия начальника по уважительной причине - лицу, исполняющему обязанности начальника Сектора);
- администрации муниципального образования Узловский район;
- в судебном порядке.
50.Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:
фамилию, имя, отчество;
почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
изложение сути жалобы;
личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их надлежащим образом заверенные копии.
51.Начальник Сектора:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, обратившегося с жалобой, или его законного представителя;
- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов с подписью.
52.Письменная жалоба, поступившая в Сектор, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации. В исключительных случаях начальник Сектора (в случае отсутствия начальника по уважительной причине - лицо, исполняющее обязанности начальника Сектора) вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока заявителя, направившего жалобу.
53.Ответ на жалобу, поступившую в Сектор, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
54.Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не предоставляется.
55.При получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью работника, а также членов его семьи, Сектор вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю о недопустимости злоупотребления правом.
Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
56.Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Сектора (в случае отсутствия начальника по уважительной причине - лицо, исполняющее обязанности начальника Сектора) вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Сектор.
О данном решении уведомляется заявитель.
Зам. главы администрации
МО Узловский район
Р.В.КУЛЕШОВА