Приложение к Постановлению от 06.06.2008 г № 614 Административный регламент
Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Выдача справок социально-правового характера»
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Административный регламент по выдаче справок социально-правового характера на основе документов архивного сектора (предоставление архивных справок, архивных выписок, архивных копий) (далее - муниципальная услуга) разработан в целях повышения качества работы с пользователями (заявителями) и определяет сроки и последовательность административных процедур при исполнении социально-правовых запросов.
1.2.Заявителями являются юридические лица и граждане:
- от имени юридических лиц заявления могут подавать лица, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами, без доверенностей; представители - в силу полномочий, основанных по доверенности или договору. В предусмотренных законом случаях от имени юридического лица могут действовать его участники (учредители);
- от имени граждан заявления могут подавать сами граждане или их доверенные лица.
1.3.Основной формой обращения пользователей в архивный сектор являются письма организаций, письма и заявления граждан (далее - запрос), в которых излагается просьба о предоставлении архивной информации по определенной теме (вопросу).
Запросы социально-правового характера - это запросы конкретных лиц или организаций, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан:
- подтверждение трудового стажа, размера заработной платы, различных надбавок и льгот;
- избрание на выборные должности;
- присвоение почетных званий;
- о пребывании на территориях, оккупированных немецко-фашистскими захватчиками.
1.4.Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации";
- Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";
- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
- Федеральным законом от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне";
- приказом Росархива от 28.04.2001 N 33 "Об утверждении Перечня информационных услуг, предоставляемых государственными архивами Российской Федерации пользователям из государственных информационных ресурсов бесплатно или за плату, не возмещающую в полном размере расходы на услуги".
1.5.Конечным результатом предоставления муниципальной услуги могут являться: архивная справка, архивная выписка, архивная копия по определенной в п. 1.2 тематике, уведомление о пересылке непрофильного запроса, уведомление о возможном местонахождении документов и отрицательный ответ.
1.6.Архивные справки, архивные выписки и архивные копии по определенной в п. 1.2 тематике предоставляет архивный сектор администрации муниципального образования Кимовский район.
1.7.Основные понятия, применяемые в настоящем регламенте:
архивная справка - официальный документ архивного сектора, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена;
архивная выписка - официальный документ архивного сектора, дословно воспроизводящий часть текста документа, относящуюся к определенному факту, событию, лицу, с указанием поисковых данных документа;
архивная копия - официальный документ архивного сектора, дословно воспроизводящий машинописным, фотографическим, в т.ч. переданный по другим информационным каналам, текст документа, с указанием его поисковых данных;
заявитель - юридическое или физическое лицо - автор запроса;
объект запроса - физическое лицо либо организация, о которой запрашивают сведения;
положительный ответ - официальный ответ архивного сектора на запрос, содержащий в полном объеме или частично интересующую пользователя (заявителя) информацию;
отрицательный ответ - официальный ответ архивного сектора на запрос, указывающий на отсутствие в документах архивного сектора сведений, интересующих пользователя (заявителя);
непрофильный запрос - запросы, поступающие в архивный сектор, но не соответствующие составу фондов данного архивного сектора;
информационное письмо - письмо, составленное архивным сектором по своей инициативе или по запросу пользователя, содержащее информацию об имеющихся в архивном секторе документах по определенной проблеме, теме.
1.8.Делопроизводство по социально-правовым запросам организаций и граждан, в том числе по регистрации и контролю за исполнением запросов, ведется отдельно от других видов делопроизводства архивного сектора.
1.9.Обязанности по ведению делопроизводства, исполнению и выдаче архивных справок, архивных выписок и архивных копий по социально-правовым запросам возлагаются на специалистов архивного сектора.
1.10.Ответственность за состояние делопроизводства, прием граждан, соблюдение сроков исполнения социально-правовых запросов и выдачу архивных справок, архивных выписок и архивных копий несет начальник архивного сектора.
2.ТРЕБОВАНИЯ К ПОРЯДКУ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
2.1.Порядок информирования о муниципальной услуге.
2.1.1.Информация о порядке оказания муниципальной услуги предоставляется непосредственно в помещении архивного сектора с использованием информационного стенда, а также по телефону.
Информационный стенд оборудован в помещении архивного сектора и содержит следующую информацию:
- юридический и почтовый адреса, контактный телефон;
- график работы сектора, оказывающего муниципальную услугу;
- наименование должностных лиц, участвующих в оказании муниципальной услуги;
- образец заявления и требования к прилагаемым к заявлению документам;
- порядок, условия и сроки предоставления муниципальной услуги;
- перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
2.1.2.Место нахождения и адрес: 301720, Россия, Тульская область, г. Кимовск, ул. Бессолова, д. 29.
Справочный телефон: (48735) 5-78-45.
Режим работы: понедельник - пятница, 8-00 - 17-00.
Приемные дни: понедельник, четверг, 8-00 - 17-00.
2.1.3.Консультации по порядку оказания муниципальной услуги предоставляются по письменным обращениям, телефону, при личном обращении по следующим вопросам:
- наличие документов в архивном секторе по запрашиваемой тематике;
- представление необходимых документов для исполнения запроса;
- срок исполнения запроса;
- время выдачи документов.
При консультировании по письменным обращениям ответ на обращение направляется почтой в адрес заявителя в срок, не превышающий 5 календарных дней с момента поступления письменного обращения.
Если обращение за консультацией поступает по телефону, то на ответ выделяется не более 15 минут, время ожидания ответа на звонок не должно превышать 3-х минут.
При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты архивного сектора подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся граждан по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.
При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на начальника архивного сектора или обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
2.1.4.Требования к местам оказания муниципальной услуги:
- здание должно быть оборудовано вывеской названия организации, информационными табличками со следующей информацией: сведения о местонахождении, контактные телефоны (телефоны для справок, консультаций), график работы;
- в здании оборудуется сектор для информирования, ожидания и приема граждан. Места информирования и приема граждан должны быть оснащены оборудованием для поддержания температуры, влажности и скорости движения воздуха в соответствии с действующими санитарными нормами микроклимата производственных помещений; должно быть естественное и искусственное освещение, окна должны быть оборудованы регулируемыми устройствами (жалюзи, занавеси, внешние козырьки и др.);
- места предоставления муниципальной услуги снабжаются соответствующими табличками с указанием названия архивного сектора, фамилии, имени, отчества, должностей должностных лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги;
- место ожидания должно размещаться в просторном помещении, площадь которого должна определяться в зависимости от количества граждан, обращающихся в данный архивный сектор. Место ожидания должно быть оборудовано стульями, креслами, столами (стойками) для возможности оформления документов. На столах (стойках) находятся бланки анкет-заявлений и канцелярские принадлежности (пишущие ручки) в количестве, достаточном для заполнения анкет-запросов;
- в месте информирования размещается информационный стенд. Стенд располагается в доступном для просмотра (в том числе при большом количестве посетителей) месте. Место информирования оборудовано стульями, кресельными секциями, столами (стойками) для возможности оформления документов. На столах (стойках) находятся анкеты-заявления и канцелярские принадлежности (пишущие ручки) в количестве, достаточном для заполнения документов;
- места для приема граждан должны быть оборудованы стульями, а также столами (стойками) для возможности разложить документы. Рабочее место должностного лица, ответственного за предоставление муниципальной услуги, оборудуется компьютером (один компьютер с установленными справочно-правовыми системами и оргтехникой, позволяющей своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги). Должностному лицу, ответственному за предоставление муниципальной услуги, обеспечивается доступ в Интернет (не менее одной Интернет-точки), выделяются бумага, канцелярские принадлежности в количестве, достаточном для предоставления муниципальной услуги;
- для свободного получения информации о должностных лицах, предоставляющих муниципальную услугу, должностные лица обеспечиваются личными нагрудными идентификационными карточками с указанием фамилии, имени, отчества и должности либо настольными табличками аналогичного содержания.
2.1.5.Порядок предоставления муниципальной услуги (приложение N 1 к Административному регламенту).
2.2.Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:
- документ, удостоверяющий личность (паспорт, удостоверение при наличии фотографии);
- трудовая книжка;
- заполненная анкета-заявление.
2.3.Сроки предоставления муниципальной услуги.
2.3.1.Срок исполнения социально-правовых запросов составляет до 30 дней с момента регистрации:
- запросы, по которым в архивном секторе отсутствуют документы (непрофильные), направляются по принадлежности не позднее чем в 7-дневный срок с момента регистрации запроса;
- в тех случаях, когда для исполнения запроса требуются дополнительные сведения, срок исполнения исчисляется с момента получения дополнительных сведений;
- ожидание в очереди при подаче документов не превышает 30 минут;
- продолжительность приема у начальника архивного сектора составляет 30 минут;
- подготовленные по социально-правовым запросам архивные справки, архивные выписки и архивные копии выдаются заявителям без очереди;
- прием и первичная обработка обращений, заявлений организаций и граждан. Прием одного обращения не превышает 30 минут;
- сортировка и регистрация поступивших обращений и запросов, принятых при личном обращении, поступивших по почте. Регистрация одного обращения не превышает 10 минут;
- проставление резолюции не превышает 10 минут;
- исполнение запросов - не более 30 дней с момента регистрации;
- выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий. Выдача одного документа не превышает 10 минут.
2.3.2.Исполнение социально-правовых запросов в архивном секторе производится при наличии в запросе названия организации (для граждан - фамилии, имени, отчества, паспортных данных), почтового адреса, темы (вопроса) и хронологических рамок запрашиваемой информации. При необходимости архивным сектором могут запрашиваться дополнительные сведения, необходимые для уточнения поиска архивных документов.
2.3.3.Срок, в течение которого действует приостановка в предоставлении муниципальной услуги, не превышает 3-х месяцев со дня обращения заявителя.
2.4.Перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги.
Основаниями для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги в соответствии с действующим законодательством являются:
- отсутствие документов в архивном секторе по запрашиваемому обращению;
- с заявлением обратилось ненадлежащее лицо;
- представление неполных или недостоверных сведений;
- нахождение архивных документов в аварийном архивохранилище;
- плохое физическое состояние архивных документов;
- ограничения на использование архивных документов, установленные в соответствии с Федеральным законом от 21 июля 1993 года N 5485-1 "О государственной тайне", Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера", Указом Президента от 24 января 1998 года N 61 "О передаче сведений, отнесенных к государственной тайне";
- необходимость выполнения служебных заданий сотрудниками архивного сектора (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, проведение проверки наличия документов, копирование документов);
- выдача архивных документов и дел во временное пользование другим учреждениям;
- экспонирование заказанных архивных дел на выставке;
- уличение пользователей в порче документов;
- представление личных документов, содержащих врачебные тайны, а также другие охраняемые законами права и интересы граждан;
- ограничение на доступ к сведениям о частной жизни ранее 75-летнего срока.
Заявитель вправе запросить информацию о причине отказа (отсрочки) в выдаче архивной справки, архивной выписки, архивной копии, существующих ограничениях на выдачу документов, а также о сроках, в течение которых они будут действовать, в письменной форме. Указанная информация представляется заявителю в течение 3-х рабочих дней с момента обращения.
2.5.Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.
3.АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ
3.1.Описание последовательности действий при оказании муниципальной услуги.
3.1.1.Порядок приема граждан:
- прием пользователей (заявителей) осуществляет начальник архивного сектора, при его отсутствии - ведущий специалист архивного сектора в помещении архивного сектора;
- для исполнения запроса по архивным документам архивного сектора посетителю предлагается заполнить заявление по установленной форме (приложение N 2 к Административному регламенту) и оказывается помощь в его заполнении. При приеме заявлений проверяется правильность и четкость изложенных сведений;
- продолжительность приема граждан не превышает 30 минут;
- запросы, поступившие в ходе личного приема граждан, регистрируются в "Журнале учета поступающих и отправляемых социально-правовых запросов". Каждый вопрос, имеющийся в запросе, регистрируется как самостоятельное обращение. Регистрация одного запроса не превышает 10 минут;
- обращения граждан, которые ограничились устными консультациями, фиксируются в "Журнале регистрации обращений граждан". В журнале указывается дата обращения, персоналии заявителя, краткое содержание запроса, в графе "Результат обращения" указывается, что сделано: дан адрес другого архива, дана консультация, даны рекомендации о ходе дальнейшего поиска документов и т.д. Регистрация одного запроса - 10 минут.
3.1.2.Прием, первичная обработка и регистрация запросов, присланных по почте:
- прием и первичная обработка запросов, поступивших по почте, осуществляется специалистом архивного сектора, ответственным за ведение общего делопроизводства архивного сектора, в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время и состоит из проверки правильности доставки и целостности конвертов и документов;
- при вскрытии конвертов проверяется правильность и полнота вложения и целостность документов;
- конверты от поступающих писем не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа;
- поступившие по почте запросы регистрируются в "Журнале учета, регистрации и исполнения запросов" специалистом архивного сектора, ответственным за ведение делопроизводства. Каждому запросу присваивается индивидуальный регистрационный номер. Регистрация запроса не превышает 10 минут.
3.1.3 Проставление резолюции:
- все зарегистрированные запросы передаются начальнику или ведущему специалисту архивного сектора в день приема (получения) для проставления резолюции. Результаты рассмотрения начальником или ведущим специалистом архивного сектора излагаются в резолюции.
Резолюция проставляется на документе (запросе) и содержит:
- срок исполнения (если он отличается от установленного для запросов, исполняемых на общих основаниях);
- конкретные действия по исполнению запросов (номера фондов, указание о запросе дополнительных сведений, о пересылке в другое архивное учреждение и т.д.);
- фамилию исполнителя;
- особые отметки (о постановке на особый контроль и о снятии с контроля);
- подпись автора резолюции;
- дату резолюции.
Начальник или ведущий специалист архивного сектора определяет срочность запроса и в зависимости от результатов рассмотрения запросов осуществляет сортировку всех запросов по характеру дальнейшего исполнения:
- запросы на исполнение;
- непрофильные запросы;
- запросы, требующие получения от заявителей дополнительных сведений.
Проставление резолюции на одном запросе не превышает 10 минут.
3.1.4.Исполнение запросов:
- запрос с резолюцией начальника или ведущего специалиста архивного сектора поступает на исполнение должностному лицу, указанному в резолюции;
- передача запросов на исполнение конкретному исполнителю осуществляется в течение одного рабочего дня в соответствии с резолюцией;
- исполнение запроса осуществляется по научно-справочному аппарату и документам, находящимся на хранении в архивном секторе, в сроки, указанные в резолюции;
- исполнитель, получив запрос на исполнение, проставляет на нем отметку о получении в левой нижней части документа: личная подпись и дата получения;
- ход исполнения запроса фиксируется на обороте заявления с перечислением поисковых данных всех просмотренных документов с отметкой о том, явились ли они основанием для подготовки ответа.
Исполнители в ходе работы с документами фиксируют сведения о выявленных недостатках научно-справочного аппарата в "Журнале состояния НСА к архивным документам" по следующим параметрам:
- физическое состояние (неисправимо повреждено, требуется обеспыливание и др.);
- техническое состояние (переплет, подшивка, шифровка, перенумерация и др.);
- состояние носителя (механические повреждения, повреждения насекомыми, грызунами, повреждения водой и др.);
- состояние текста (затухающий текст, утрата текста и др.).
Подготовленный проект архивной справки, архивной выписки поступает на проверку начальнику или ведущему специалисту архивного сектора и в случае обнаружения ошибок возвращается на доработку исполнителю. Доработанная архивная справка подписывается начальником архивного сектора.
Подготовленные архивные копии и архивные выписки заверяются в соответствии с требованиями нормативов.
Если в фондах архивного сектора отсутствуют документы и сведения по теме запроса, но известно место нахождения документов, производится пересыл запроса.
Специалист архивного сектора, ответственный за регистрацию запросов, готовит сопроводительное письмо к запросу и уведомление заявителю об отсутствии документов в архиве и пересылке запроса на исполнение в другую организацию.
С запроса снимается копия, которая остается в архивном секторе, а сам запрос вместе с сопроводительным письмом пересылается в организацию, где хранятся документы. Заявителю посылается уведомление о пересылке запроса.
Если в фондах архивного сектора отсутствуют документы и сведения по теме запроса, но известно предполагаемое местонахождение документов, пользователю (заявителю) направляется уведомление о возможном местонахождении документов.
Если в запросе отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю направляется письмо с просьбой уточнить необходимые для выполнения запроса данные.
Запросы, ожидающие дополнительных сведений, помещаются в специально выделенное дело (папку). Начальник или ведущий специалист архивного сектора еженедельно просматривают данные запросы и в том случае, когда срок ожидания сведений превышает 3 месяца, запросы подлежат аннулированию.
После получения ответа прием и первичная обработка документов осуществляются на общих основаниях. Полученный ответ передается исполнителю вместе с первым запросом.
3.1.5.Выдача заявителям архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
Архивные справки, архивные выписки и архивные копии выдаются под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего личность документа, доверенным лицам - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.
Получатель архивной справки, архивной выписки и архивной копии расписывается на втором экземпляре получаемого документа с указанием даты получения справки.
Архивные справки, архивные выписки, архивные копии и ответы на запросы, присланные по почте, высылаются по почте простыми письмами.
4.ПОРЯДОК И ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗА ПРЕДОСТАВЛЕНИЕМ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
4.1.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, осуществляет начальник архивного сектора, ответственный за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.
4.2.Текущий контроль осуществляется путем проведения начальником архивного сектора проверок по соблюдению работниками архивного сектора сроков исполнения запросов. Проверки проводятся не чаще одного раза в неделю. Начальник архивного сектора проверяет срок исполнения всех поступивших запросов. Ответственность за несоблюдение сроков исполнения запросов несет непосредственно исполнитель.
4.3.Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги осуществляет начальник архивного сектора не чаще одного раза в месяц, администрация муниципального образования Кимовский район - не чаще одного раза в год и Комитет Тульской области по делам архивов - не чаще одного раза в пять лет. Проверки проводятся выборочно путем сравнения исполненного запроса и оригиналами документов, хранящихся в архивном секторе. Ответственность за неполное и некачественное предоставление муниципальной услуги несут непосредственно исполнитель и начальник архивного сектора.
5.ПОРЯДОК ОБЖАЛОВАНИЯ ДЕЙСТВИЙ
5.1.Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, принятых в ходе выполнения Административного регламента, включает:
- размещение информации для заявителей об их праве на судебное и досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления муниципальной услуги, на информационном стенде в помещении архивного сектора;
- досудебное (внесудебное) обжалование при несогласии заявителя с полученной информацией из архивного сектора. Срок ответа на претензию - не более 30 дней со дня получения претензии;
- обращение заявителя с претензией непосредственно к лицу, допустившему, по его мнению, нарушение Административного регламента, совершившему действия (бездействие) или принявшему решение, нарушающее предположительно права и законные интересы заявителя.
Заявитель также имеет право на обжалование решений, принятых в ходе предоставления муниципальной услуги, действий (бездействия) начальника архивного сектора в вышестоящий орган:
- в Комитет Тульской области по делам архивов (г. Тула, ул. Оборонная, д. 114-а; телефоны 37-08-02, 37-08-08);
- главе администрации муниципального образования Кимовский район (г. Кимовск, ул. Ленина, д. 44-а, телефон 5-29-92 (приемная);
- заместителю главы администрации по взаимодействию с населением и административной работе (г. Кимовск, ул. Ленина, д. 44-а, телефон 5-29-77).
Заявитель имеет право на обжалование решений, принятых в ходе предоставления муниципальной услуги, действий (бездействия) начальника архивного сектора в судебном порядке согласно существующему законодательству.